Pengadaan SDM
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Pengadaan adalah proses
penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan
karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.
Pengadaan (procurement)
adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan masalah
penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang
orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan
menempatkan mesin.
Karyawan adalah aset
utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas
organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar
pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam
organisasi perusahaan.
Karyawan yang cakap
mampu dan terampil, belum menjamin produktivitas yang kerja yang baik, kalau
moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan mendukung
terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk
berprestasi.
Karyawan yang kurang
mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan pekerjaan tidak selesai
tepat pada waktunya. Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan.
.
B.
Rumusan
Masalah
Dari latar belakang di
atas maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Apakah
yang dimaksud dengan Pengadaan ?
2. Bagaimana
Proses atau Langkah-Langkah Pengadaan atau Prekrutan Karyawan ?
C. Tujuan Penulisan
Adapun
tujuan penulisan makalah ini yakni untuk mengetahui:
1.
Pengertian
Pengadaan.
2.
Proses atau
Langkah-Langkah Pengadaan atau Prekrutan Karyawan.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional
pertama MSDM. [1]Pengadaan
adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk
mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.
Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi
perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai
pikiran, perasaan, keinginan, status, dan latar pendidikan, usia, dan jenis
kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam organisasi perusahaan. Karyawan yang
cakap mampu dan terampil, belum menjamin produktivitas yang kerja yang baik, kalau
moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan mendukung
terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk
berprestasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil
mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan.
Penempatan tenaga kerja juga harus tetap sesuai dengan keinginan dan
keterampilannya. Dengan demikian, gairah kerja dan kedisiplinannya akan lebih
baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, kita mendapatkan gambaran
bagaimana pentingnya pengadaan karyawan. Pengadaan karyawan merupakan langkah pertama
dan yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya.
Jika karyawan yang diterima kompeten, maka usaha untuk mewujudkan tujuan
relatif mudah. Sebaliknya, apabila karyawan yang diperoleh kurang memenuhi syarat,
sulit bagi perusahaan mencapai tujuannya.
B.
Proses
atau Langkah–Langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan
1. Peramalan
Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar
jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban
pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat
dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan kepada
informasi faktor internal dan faktor eksternal perusahaan.
Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah
sebagai berikut :
a. Jumlah
Produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan
menentukan banyaknya karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin
banyak produksi yang di hasilkan semakin banyak pula karyawan
dibutuhkan/ditarik.
b. Ramalan-Ramalan
Usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi
perekonomian, siklus usaha yang menyangkut ketidakpastian yang akan datang baik
jangka pendek maupun jangka panjang.
c. Perluasan
Perusahaan
Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi jaga oleh
rencana perluasan perusahaan pada masa yang akan datang. Jika perusahaan akan
diperbesar maka penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.
d. Perkembangan
Teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah
tenaga kerja yang dibutuhkan suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan
alat-alat canggih, maka jumlah tenaga kerja sedikit, hal inilah yang harus
diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK.
e. Pasaran
Tenaga Kerja
Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena
jika penawaran lebih besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung
rendah.
f. Perencanaan
Karier Karyawan
Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut
mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan dikemudian
hari, calon karyawan yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih
banyak.
2. Penarikan
Tenaga Kerja
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi
tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu
perusahaan. Penarikan (recruitment)
adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja. Jika penarikan berhasil
artinya banyak pelamar yang memasukkan lamarannya, peluang untuk mendapatkan
karyawan yang baik terbuka lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari
yang baik. Menurut pasal 1 Undang-Undang No 14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah
tiap orang yang mampu melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan
kerja, guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
Proses Penarikan Karyawan
Proses
penarikan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:
1) Penentuan
Dasar Penarikan
Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan
lebih dahulu supaya para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan
pekerjaan atau jabatan yang diminatinya.
Dasar
penarikan harus berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan
untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification harus diuraikan secara
terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut
oleh lowongan kerja tersebut. Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis kelamin,
dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman
penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari
jabatan atau pekerjaan tersebut.
2) Penentuan
Sumber-Sumber Penarikan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan
yang dibutuhkan, maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan.
Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal
perusahaan.
a) Sumber
Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi
lowongan kerja yang lowong diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan
cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan
jabatan itu.
b) Sumber
Eksternal
Sumber eksternal adalah
karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan penarikan dari
sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, antara lain berasal dari:
1.
Kantor
penempatan tenaga kerja.
2.
Lembaga-lembaga
pendidikan.
3.
Referensi
karyawan.
4.
Serikat-serikat
buruh.
5.
Pecangkokan dari
perusahaan lain.
6.
Pasar tenaga
kerja dengan memasang iklan pada media massa.
3)
Metode-Metode Penarikan
Metode penarikan akan
berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk kedalam perusahaan.
Metode penarikan calon karyawan baru adalah metode tertutup dan metode terbuka.
1.
Metode tertutup
adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan atau
orang-orang tertentu saja.
2.
Metode terbuka
adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang iklan pada
media massa cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan
metode terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk
mendapatkan karyawan yang bagus lebih besar.
4)
Kendala-Kendala
Penarikan
Agar proses penarikan
berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang bersumber dari
organisasi, pelaksana penarikan, dan lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang
dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi:
kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan penarikan,
kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan eksternal.
3.
Seleksi
Penerimaan Karyawan
a) Pentingnya
Seleksi
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan
perusahaan untuk memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan
menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Cara Pelaksanaan
seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan objektif supaya karyawan yang
diterima benar-benar qualified untuk menjabat dan melaksanakan pekerjaan.
Pengertian seleksi menurut para ahli :
1. Malayu
Hasibuan
Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan
penentuan pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi karyawan perusahaan.
2. Dale
Yoder
Seleksi adalah suatu prose ketika calon karyawan
dibagi dua bagian yaitu yang akan diterima dan ditolak.
3. R.S.Dwivedi
Seluruh konsep dari seleksi dan penempatan karyawan
yang efektif dapat diharapkan dapat mengurangi tingkat perputaran atau keluar
masuknya karyawan.
4. James
A.F.Stoner
Proses seleksi meliputi penilaian dan penetapan
diantara calon-calon pengisi jabatan. Aplikasi dari penilaian, wawancara, dan
pengecekan referensi adalah yang biasa digunakan dalam penetapan keputusan
seleksi.
b) Dasar
dan Tujuan Seleksi
1.
Dasar Seleksi
Dasar Seleksi berarti
penerimaan karyawan baru hendaknya berpedoman kepada dasar tertentu yang telah
digariskan internal maupun eksternal perusahaan supaya pelaksanaan dan hasil
seleksi dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum maupun ekonomis.
Dasar-dasar itu antara lain :
·
Kebijaksanaan
perburuhan pemerintah.
·
Job
specification atau jabatan
·
Ekonomis
rasional
·
Etika rasional
2.
Tujuan Seleksi
Penerimaan Karyawan
Seleksi penerimaan
karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut :
Ø Karyawan
yang qualified dan potensial
Ø Karyawan
yang jujur dan berdisiplin.
Ø Karyawan
yang cakap dengan penempatannya yang tepat.
Ø Karyawan
yang terampil dan bersemangat dalam bekerja.
Ø Karyawan
yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan.
Ø Karyawan
yang dapat bekerjasama baik secara vertical maupun horizontal.
Ø Karyawan
yang dinamis dan kreatif.
Ø Karyawan
yang inovatif dan bertanggung jawab
sepenuhnya.
Ø Karyawan
yang loyal dan berdedikasi tinggi.
Ø Mengurangi
tingkat absensi dan turnover karyawan.
Ø Karyawan
yang mudah dikembangkan pada masa depan .
Ø Karyawan
yang dapat bekerja secara mandiri.
Ø Karyawan
yang mempunyai perilaku dan budaya malu.
3. Penetapan
Jumlah Karyawan
Penetapan jumlah karyawan harus betul-betul
diperhitungkan secara cermat supaya karyawa yang akan diterima tepat sesuai
dengan volume pekerjaan. Metode Penetapan Karyawan ada dua yaitu:
v Metode
Nonilmiah
Menurut metode nonilmiah, jumlah karyawan yang
dibutuhkan hanya didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas
perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi pekerja. Metode
nonilmiah akan mengakibatkan jumlah karyawan yang diterima tidak sesuai dengan
kebutuhan volume pekerjaan,sehingga menimbulkan kerugian.
v Metode
Ilmiah
Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan
diterima betul-betul atas perhitungan dan analisis beban kerja serta standar
prestasi pekerja.
4. Cara
Seleksi
Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan
maupun organisasi social dalam penerimaan karyawan baru sampai dewasa ini
dikenal dengan dua cara yaitu nonilmiah dan ilmiah.
v Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan
kepada criteria, standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau
jabatan tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.
Seleksi nonilmiah kurang dapat dipertanggungjawabkan
karena sering memperoleh karyawan baru yang tidak cakap menyelesaikan
pekerjaanya bahkan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan.
v Metode
Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job
specification dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman
kepada criteria dan standar tertentu.
5. Kualifikasi
Seleksi
Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi
yang akan diseleksi dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran dicapai
dengan baik. Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi seleksi akan
mengakibatkan sasaran yang dicapai menyimpang.
Kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan
fisik, pendidikan, jenis kelamin, tampang, bakat, tempramen, karakter,
pengalaman kerja, kerjasama, kejujuran, kedisiplinan, inisiatif dan
kreativitas.
6. Sistem
dan Prosedur Seleksi
Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan
efisiensi (uang, waktu, tenaga) dan
bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang
tepat.
Prosedur seleksi atau langkah-langkah pelaksanaan
pelaksanaan seleksi perlu dilaksanakan dengan cermat dan berdasarkan asas
efisiensi untuk memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang
tepat.
7.
Langkah-Langkah
Seleksi
Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai
berikut :
1) Seleksi
surat-surat lamaran.
2) Pengisian
blanko lamaran.
3) Pemeriksaan
referensi.
4) Wawancara
pendahuluan.
5) Tes
penerimaan
6) Tes
Psikologi
7) Tes
Kesehatan.
8) Wawancara
akhir atasan langsung.
9) Memutuskan
diterima atau ditolak.
8. Tingkat-Tingkat
Seleksi
Untuk mendapatkan karyawan yang qualified dan
penempatan yang tepat perlu dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat.
Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh perusahaan ada tiga tingkat, yaitu
sebagai berikut:
a. Seleksi
Tingkat Pertama
Dalam seleksi
tingkat pertama ini, hanya dilakukan secara teoritis saja sehingga
kemampuan atau mental pelamar dalam mengerjakan pekerjaan yang akan ditugaskan
kepadanya belum diketahui secara pasti. Untuk mengetahu hal tersebut dilakukan
seleksi tingkat kedua.
b. Seleksi
Tingkat Kedua
Dalam seleksi tingkat kedua dilakukan seleksi atas
calon karyawan yang berstatus masa percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai
mental, perilaku, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam menyelesaikan
pekerjaan, serta kedisiplinan. Seleksi tingkat kedua lamanya ada yang 3 bulan,
6 bulan, atau 1 tahun.
c. Seleksi
Tingkat Ketiga
Seleksi tingkat
ketiga adalah seleksi yang dilakukan dengan mengikuti prajabatan atau latihan
yang diakhiri dengan ujian-ujian. Jika mereka lulus, maka mereka akan
dipromosikan dan diangkat menjadi karyawan tetap serta haknya akan diterima sepenuhnya.
9.
Kendala-Kendala
Seleksi
Kendala-kendala
itu, antara lain:
a. Tolok
ukur
Kendala tolok ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok ukur
yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objectif.
b. Penyeleksi
Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan
penyeleksi yang benar-benar qualified, jujur dan objectif penilannya.
c. Pelamar
Kendala pelamar
adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar.
4. Penempatan,
Orientasi, dan Induksi Karyawan
1. Penempatan
Karyawan
Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan
calon karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan
sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut.
2. Orientasi
Karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru
harus dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima dengan
tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama dengan karyawan lain
pada perusahaan itu.
3. Induksi
Karyawan
Induksi karyawan adalah
kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan baru supaya menyesuaikan diri dengan
tata tertib perusahaan.
BAB
III
PENUTUP
A. Simpulan
Pengadaan (procurement)
adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan adalah proses penarikan,
seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang
efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.
Karyawan
adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari
setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan,
status, dan latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang
dibawa kedalam organisasi perusahaan.
Proses atau langkah-langkah
pengadaan atau perekrutan karyawan sebagai berikut:
1. Peramalan
Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan
kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini
dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat
dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan.
2. Penarikan
Tenaga Kerja
Penarikan
adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan
pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja.
3.
Seleksi
Penerimaan Karyawan
Seleksi
adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan yang
qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan
pada perusahaan.
4. Penempatan Karyawan
Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan
calon karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan
sekaligus mendelegasikan authority kepada orang tersebut.
Orientasi Karyawan
Orientasi
atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan
bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang
akan bekerja sama dengan karyawan lain pada perusahaan itu.
Induksi
Karyawan
Induksi karyawan
adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan baru supaya menyesuaikan diri
dengan tata tertib perusahaan.
B.
Saran
Dalam makalah ini masih jauh dari
kesempurnaan, maka penulis membuka seluas-luasnya kepada pembaca atas saran dan
kritik terhadap kekurangan pada makalah ini. Setiap kritik dan saran yang
sifatnya membangun penulis terima secara lapang dada.
[1] Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, (cet. 7
2005 jakarta: PT. Aksara), hal. 28
Comments
Post a Comment